國立成功大學 電子郵件使用規範

2022/09/19 修訂

一、依據教育部「教育體系電子郵件服務與安全管理指引」，為確保電子郵件服務使用安全，減少不當使用及降低資通安全威脅，特訂定本使用規範。

二、本校電子郵件信箱係提供本校教職員工生從事公務或學術活動使用，校內各單位辦理公務業務或核心業務時，應使用本校配發之電子郵件信箱，不得使用非公務信箱進行收發。

三、本校編制內教職員工及學生均配置一組電子郵件帳號，單位公務用、計畫、業務或臨時性公務用與短期兼任教師等特殊需求可另行申請信箱。

四、帳號建立與使用期限

1. 本校教職員工
   • 教職員工完成人事室報到手續後，由成功入口系統自動建立電子郵件帳號，不需申請，信箱格式為(z職員編號@ncku.edu.tw)。
   • 教職員工完成離職手續，於離職日起半年後電子郵件帳號將停用並刪除 (不包含Google Workspace帳號)。
   • 本校(已、未來)退休人員使用之校內個人信箱(自訂帳號@mail.ncku.edu.tw)可終身保留，做為退休後相關公務權益訊息往來之管道。而公務信箱(z職員編號@email.ncku.edu.tw)將停用並刪除。
2. 本校學生
   • 新生取得學籍後，登入成功入口啟用Google Workspace服務帳號，信箱格式(學號@gs.ncku.edu.tw)。
     <啟用教學>。
   • 110年前入學之舊生，退學、轉學、畢業後半年將停用並刪除成大校內信箱(學號@mail.ncku.edu.tw)。
   • Google Workspace 帳號畢業後原則可持續保留使用不刪除，實際使用期限仍需以Google最終政策為主。
3. 特殊需求
   • 單位公務信箱：凡本校各單位可依據業務需求，指定專人負責並提出申請，一個編制單位以申請一個信箱為限，帳號負責人若有更換，使用單位應主動通知本中心。
   • 計畫案專用信箱：凡本校教師可依計畫需要，經計畫主持人同意後提出申請，惟使用期間限定與計劃相同，計劃結束後將刪除帳號，不另行通知。
   • 業務或臨時性公務：凡本校執行專案或臨時業務、非編制單位可依需求附上申請理由、簽文或成立單位證明文件提出申請，經本中心審核通過後開立帳號，使用期限為申請日起算２年，期滿得申請延期使用，未提出申請則刪除帳號，不另行通知，帳號負責人若有更換，使用單位應主動通知本中心。
   • 短期兼任教師信箱：本校短期兼任教師可依據業務需求申請電子郵件信箱，使用期間限定與聘期相同，聘期結束後將刪除帳號，不另行通知。

五、電子郵件使用安全規則

本校電子郵件信箱使用者應確實遵守以下安全規則，以落實資訊安全，確保公務訊息不外洩，並保護個人資料隱私。使用者違反下列安全準則使用行為，本中心得停用電子郵件帳號與相關服務。

1. 使用者應遵守密碼原則，密碼長度至少八碼，且複雜度為英數字、大小寫混合，並配合本校資安政策定期修改電子郵件信箱密碼。
2. 為防範不可抗力因素導致資料遺失，重要資料由使用者負責備份，並且妥善維護信箱容量，以免超出容量限制，影響使用者電子郵件正常運作。
3. 使用者請勿開啟來路不明之電子郵件及其附件內的連結及執行檔，以免被植入木馬程式、病毒或勒索病毒。
4. 使用者使用電子郵件時不得散布詐欺、誹謗、侮辱、猥褻、騷擾、非法軟體交易或其它違法之訊息，導致他人權益受損。
5. 使用者使用電子郵件時應尊重智慧財產權，不得有違法傳送或侵害他人智慧財產權之行為。
6. 當使用電子郵件系統傳輸機密或敏感性資料時，應對附件進行加密後傳送，密碼請以其他管道告知收件者。
7. 使用者使用本校電子郵件不可作為商業用途。
8. 使用者使用電子郵件時，應尊重網路隱私權，不得任意窺視其它使用者之個人資料或有其他侵犯隱私權之行為。不得盜用他人或系統資源，或以任何方式影響系統正常運作。
9. 電子郵件帳號疑似為垃圾信件發送者或侵害郵件系統正常運作，本中心有權採取緊急停權處置。
10. 使用者辦理公務、及重要（或敏感）專案應使用本校提供之電子郵件信箱，不得轉至外部私人信箱收發公務資訊。
11. 教職員如轉任或借調至公務機關服務者，不得使用學校電子郵件信箱收發公務機關相關電子郵件。
12. 使用者如因故無法使用公務信箱讀取訊息，以致影響公務執行，得由直屬單位主管指定代理人提出申請，並經本中心審核必要性後，授權代理人讀取公務信箱相關內容。